Hoy por hoy, en un mercado tan volátil y donde las exigencias de los clientes son cada vez mayores, una organización necesita contar con un Sistema de Gestión, que le permita garantizar la continuidad de negocio, además de maximizar su rentabilidad y calidad, por medio de prácticas laborales socialmente responsables, desde la planificación, control y mejora de todos sus procesos.
Para implementar efectivamente un SG, es primordial contar con una planificación previa de todo el proceso, para ello se debe tener noción y claridad de lo que hay que hacer, desde un análisis del contexto organizacional hasta la implantación del SG, la familia de Normas ISO ofrece innumerables Estándares que sirven como guías metodológicas, para lograr las tan anheladas certificaciones.
7 pasos para planificar la implementación de un Sistema de Gestión
El proceso de planificación para implementar un SG, no suele ser una tarea difícil, sin embargo, debe realizarse de forma totalmente estructurada, considerando que cada paso que deba hacerse este bien definido, a continuación, se establece la metodología para realizar efectivamente este proceso:
Paso 1. Preparación previa
Este paso inicial será el punto de partida, para realizar toda planificación necesaria para implementar un SG, donde se debe capacitar a todos los colaboradores, que harán parte del equipo de implementación considerando principalmente:
El personal que realizara la auditoria interna.
Todos los conocimientos técnicos, normativos, legales y competencias inherentes al SG.
Paso 2. Realizar un diagnóstico de la situación actual.
a través de un análisis del contexto interno y externo de la organización, se podrá definir el estado en el que se encuentra de acuerdo al grado de cumplimiento de los requisitos legales, en relación a la Norma ISO que se pretenda usar, todo ello se puede realizar por medio de una auditoria que dará como resultado:
Un diagnóstico de la situación actual.
Todos los requisitos necesarios para implementar un SG.
El grado de cumplimiento de los requisitos.
La estructura documental actual.
Una documentación de los procedimientos.
Los registros o evidencia de todas las acciones.
Paso 3. Determinar las brechas.
De acuerdo al diagnóstico obtenido, se podrán identificar las brechas presentes en cada requisito normativo, para poder establecer el plan de acción necesario para cumplir a cabalidad con todos los requerimientos, inherentes al proceso de implementación de un SG y su mantenimiento en la organización.
Paso 4. Realizar un plan de acción
Se debe establecer un plan de acción, que contenga todos los procedimientos y recursos necesarios, definiendo donde deben aplicarse, los colaboradores responsables y en qué momento deben utilizarse, de acuerdo a los requerimientos del SG, para ello se debe tomar en cuenta toda la estructura organizacional y los siguientes factores:
Identificación de los procesos.
Las acciones a realizar.
Los roles y responsabilidades.
Los recursos necesarios
Todas las medidas de la eficacia requeridas.
Paso 5. Establecer los procesos necesarios en el SG.
Después de identificar todos los procesos que hacen vida en la organización, se puede establecer toda su estructura, considerando la secuencia de actividades que los conforman, además de establecer los procedimientos de registro, control y mantenimiento, para ello se requiere considerar primordialmente lo siguiente:
Establecer un Mapa de procesos.
Roles y responsabilidades.
Recursos necesarios.
Estructura organizacional
Las políticas y los objetivos
El registro, control y seguimiento.
La documentación.
Como se deben tratar las no conformidades.
Paso 6. Definir la documentación que requiere el SG.
En este penúltimo paso, se diseña toda la metodológica necesaria para la implementación del SG, estableciendo los procedimientos, instructivos, formatos y documentación necesaria para especificar todo lo que la organización hace, su alcance y los responsables de cada una de las actividades, donde se dará como resultando entre algunos documentos los siguientes:
Las políticas y los objetivos.
Los manuales del SG.
Los procedimientos requeridos por la Norma que se implemente.
Los documentos necesarios para la planificación, operación y control de sus procesos y actividades.
Paso 7. Propuesta del SG que se desea implementar.
Finalmente se termina la planificación de la implementación del SG, con la propuesta del SG definido y su presentación ante todas las partes interesadas, dando a conocer todas las actividades necesarias para su implementación, para ello es necesario tener establecida toda la planeación estratégica que implica un proyecto de esta magnitud, considerando los objetivos, los tiempos, las estrategias, las responsabilidades y el cronograma de acuerdo a el Estándar ISO que se desea utilizar.
Definitivamente, la excelencia debería ser el objetivo principal de cualquier organización, sin duda, llegar a ese nivel suele ser un poco complejo, para ello se necesita contar con un SG, que abarque todas las normas y procedimientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos, además del reconocimiento internacional a través de las certificaciones, donde una planificación asertiva previa a su implementación, será el factor clave que determine la dirección que tomara el SG.