Sistema de control interno
A modo de introducción se podría afirmar que el Informe COSO (Committee Of Sponsoring Organizatións of the Treadway Commission) en 1992 es el padre de lo que hoy en día entendemos por un Sistema de Control Interno. Este define el control interno, describe sus componentes y aporta una serie de parametrizaciones mediante las cuales un determinado sistema de información puede ser evaluado. Además, dicho documento incluye una guía para informar al público del control interno y provee una serie de materiales que los gerentes, auditores y otros profesionales pueden utilizar para evaluar un sistema de control interno.
El sistema de control interno es un procedimiento de control integrado a las actividades operativas de los entes de una determinada organización. Su objetivo no es otro que el de asegurar de una manera considerable la fiabilidad de la información de cara a una auditoría externa. Que los estados sean fiables constituye el objetivo fundamental del examen en las auditorías externas. esta relación entre ambos muestra la importancia que tiene el sistema de control interno para la auditoría externa de estados de los diferentes Sistemas de Gestión.
¿Qué empresas cuentan con un Sistema de Control Interno?
Como es lógico pensar, no todas las empresas cuentan con un Sistema de control interno para mantener al día el estado de sus Sistemas de Gestión. Son dos las razones que provocan que algunas empresas no cuenten con estos:
Por cuestiones relacionadas con la política interna de la empresa. Es decir, la gerencia considera que no es necesario contar con un Sistema de Control Interno. Una visión errónea desde nuestro punto de vista.
Debido al tamaño o la magnitud de la empresa. La mayoría de compañías que forman el tejido empresarial actual son pymes. En muchas medianas y pequeñas empresas la estructura operacional de las mismas no hace posible que se pueda llevar a cabo la implementación de un proceso de control integrado.
No cabe ninguna duda de que esta herramienta es fundamental para grandes compañías en las que son muchos los aspectos que deben de ser gestionados y controlados de forma adecuada. Los procedimientos de comprobación son claves para poder desarrollar procedimientos más eficientes y funcionales.
Las ventajas de contar con un Sistema de Control interno
Un sistema de control interno adecuado, va a permitir aportar seguridad de manera razonable respecto de los siguientes contextos de una organización:
La efectividad y eficiencia de diversas operaciones.
La confiabilidad de la información que se esté auditando.
El cumplimiento de la legislación y las regulaciones aplicables que afecten a las operaciones de la organización a la que pertenezcamos.
La mejor ejecución de auditorías de control externo.
De cara a la ejecución de auditorías externas es necesario que el auditor deposite confianza en los controles que realiza la empresa. Para que el auditor decida depositar confianza tendría que evaluar el nivel de desarrollo y si funciona eficientemente dicho sistema de control; esta tarea constituye la “Evaluación de las actividades de control de los sistemas que son pertinentes a su revisión, siempre que, con relación a su tarea, el auditoria decida depositar confianza en tales actividades”.
Las 8 fases para implementar un sistema de control interno
Existen ocho fases que se deben de seguir secuencialmente para poder garantizar una correcta implementación del control interno. Son las siguientes:
Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la capacitación
Recabar información
Clasificar la información obtenida
Diagnosticar
Revisar los procedimientos
Evaluar el control interno y de gestión
Implementar, hacer seguimiento y ajustar
Evaluar indicadores y realizar más ajustes
Podríamos definir el concepto genérico de control como una acción potencial orientada a alcanzar un objetivo definido. Si nos centramos en el control interno puntualizamos que se trata de un proceso llevado a cabo por los directivos de una organización, concebido para garantizar una seguridad suficiente, orientado a alcanzar los objetivos en distintos aspectos: que se lleven a cabo las operaciones de forma eficiente y efectiva, que la información financiera sea fiable y que se cumplan las normativas oportunas.
Fases para implementar el sistema de control interno
Existen una serie de fases que han de seguirse secuencialmente para garantizar una correcta implementación del control interno. Son las siguientes:
Fase 1: Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la capacitación
Antes de comenzar con la implementación del sistema de control interno, es importante preparar el terreno. Esta preparación consiste en comunicar a las personas qué se quiere hacer y saber transmitir la importancia del control y sus beneficios para la organización e incluso para cada persona individualmente. Una posible forma de inculcar estos conceptos es mediante una capacitación a nivel de área o departamento. En dicha capacitación se dará a conocer la hoja de ruta para el desarrollo de las restantes fases.
Fase 2: Recabar información
Una vez hemos introducido la cultura del control entre los miembros de la organización, llega el momento de recolectar datos. En esta fase debe intervenir activamente todo el personal, coordinados por un responsable designado, ya sea externo o interno, procedente del área de estrategia de la organización.
Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta recopilación, por ejemplo:
Narración: Mediante una entrevista o documento, cada empleado hace una descripción de las labores, tareas, procesos que lleva a cabo, independientemente de si estos están establecidos formalmente. El coordinador recopila estos testimonios.
Listas de chequeo: Otro método podría ser la confección de cuestionarios previos por parte del responsable del levantamiento de la información, al cual se le presume un conocimiento previo en sistemas de control interno. Estos checklist contienen cuestiones orientadas a conocer la dinámica interna de cada área de la organización.
Observación: Mediante la observación también se puede extraer información útil para complementar aspectos que deban ser documentados.
Se suelen usar flujogramas para completar la información recabada con los métodos anteriores. Se plantean de forma visual los pasos que se siguen para realizar una operación determinada.
Fase 3: Clasificar la información obtenida
Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria a través de alguna de las vías mencionadas, es el momento de digitalizar y clasificar la misma de la forma más ordenada posible para facilitar su consulta y correcta interpretación.
Fase 4: Diagnosticar
En este punto, ya se dispone de la información necesaria para realizar un diagnóstico del estado de múltiples aspectos de la gestión: el cumplimiento de los objetivos, los roles y sus funciones, las políticas, etc.
Fase 5: Revisar los procedimientos
Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y directrices administrativas, se hace una revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin de hacerlos más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan procesos repetidos y se abren vías de comunicación.
Fase 6: Evaluar el control interno y de gestión
Se ha de establecer una manera de evaluar el sistema de control interno entre todos los miembros de la organización. Cada uno de ellos debe aportar su visión e involucrarse, comprometiéndose a someterse a un continuo autocontrol que favorezca la mejora continua.
Fase 7: Implementar, hacer seguimiento y ajustar
En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el momento de que los responsables se hagan cargo de implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su cumplimiento. El responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento continuo junto con el apoyo de la auditoría interna. También es la ocasión tomar acciones correctivas necesarias y hacer ajustes finales.
Fase 8: Evaluar indicadores y realizar más ajustes
Se deben diseñar KPI de gestión colectivamente para analizarlos. Dichos indicadores pueden almacenarse y sistematizarse en cuadros de mando Balanced Scorecard, preferiblemente de forma automatizada. Esto permite obtener información en tiempo real. Otra vía de evaluación que se emplea frecuentemente son los sistemas de administración de riesgos, en base a los cuales se pueden construir tableros de mando visuales, en términos numéricos y con colorimetría.