Mapa de procesos
La definición del mapa de procesos de una empresa u organización se tiene en cuenta durante la elaboración del plan estratégico corporativo de la misma. La finalidad es tener un mayor conocimiento del funcionamiento y el desempeño de cada uno de los procesos y las actividades en los que se halla involucrada la organización. Prestándole una especial atención a aquellos aspectos clave de los distintos procesos.
El mapa de procesos de una organización se define gráficamente mediante una combinación de perspectivas en lo que se conoce como diagramas de valor. Para ello se combina una perspectiva global de la organización con las perspectivas locales del departamento correspondiente a cada uno de los procesos.
Por lo tanto, respecto del desarrollo del mapa de procesos, debemos tratar de unificar la posición local y el desempeño específico de cada uno de los procesos con los objetivos estratégicos corporativos. Ante esto resulta imprescindible identificar cada uno de los procesos y jerarquizarlos en relación a la definición concreta de cada uno.
Definición de los procesos según tipologías
Generalmente, los procesos de una organización pueden clasificarse en tres categorías principales. Ante ello, la definición de dichos mapas de procesos debe de cumplir con las características de cada tipo de proceso.
Estas categorías son las siguientes:
Procesos estratégicos. La definición de los mismos corresponde a los cargos de dirección y gerencia. Considera fundamentalmente procesos de gran calado estratégico que condicionan la definición del mapa de procesos. Así como también la consideración de los demás procesos y actividades con el objetivo de proporcionar un soporte para la toma de decisiones acertadas. Otros de los objetivos más importantes es el fortalecimiento de la operativa de la organización y la contribución a mejorar la perspectiva del cliente.
Procesos clave. Este tipo de procesos aporta valor a la relación de la empresa con los clientes y usuarios. El objetivo que se persigue es la satisfacción de las necesidades. Dentro de esta categoría de procesos podemos encontrar aquellos procesos implicados en el diseño, la planificación y la supervisión de la estrategia comercial, de las cadenas de suministros y de los proyectos logísticos, entre otros. Tanto el desarrollo como la definición del mapa de procesos para este categoría concreta debe llevarse a cabo bajo un modo concreto. Para ello, debe identificarse cada uno de los procesos en su punto final y trazar línea inversa hasta el punto de inicio del mismo. En dicha línea deben de indicarse las tareas, actividades y subprocesos que dependan tanto directa como indirectamente.
Procesos complementarios. Estos procesos también son conocidos como procesos de apoyo y sirven de complemento a los dos anteriores. Aunque se trata de procesos menores desde el punto de vista estratégico y corporativo, estos condicionan en gran medida el desempeño de procesos superiores. En ocasiones, incluso llegan a determinar el éxito o el fracaso de los mismos. Dentro de esta categoría de procesos podemos encontrar aquellos procesos relacionados con el abastecimiento de materias primas, con las herramientas, las aplicaciones y los equipos informáticos o con la formación del personal.
Elaboración un mapa de procesos paso a paso
A continuación, una vez definidas las diferentes categorías de procesos, vamos a pasar a la explicación de cómo se elabora un mapa de procesos:
Identificar a los actores que van a intervenir. Por actores entendemos a cada una de las personas, organizaciones e instituciones que formen parte de la empresa de uno u otro modo.
Plasmar la línea operativa. Debe establecerse la línea a seguir en el proceso o procesos a analizar. Debe de darse respuesta a la actividad concreta de la organización. Esta respuesta es conocida como procesos clave.
Identificar los procesos de apoyo. Con una alta probabilidad, el proceso principal necesitará de procesos accesorios para poder desarrollarse por completo.
Establecer los procesos estratégicos. Podemos englobar dentro de los procesos estratégicos aquellos que hacen referencia a la dirección de la empresa.
Una vez se han llevado a cabo todos estos pasos, es el momento de reflejar cada uno de estos procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos. Con una rápida ojeada debe identificarse con facilidad qué función corresponde a cada proceso y su relevancia en el desarrollo de la actividad asociada.