Seguimiento de indicadores
Es necesario preparar y llevar a cabo las reuniones para el seguimiento de los indicadores. Es un punto clave destacar que lo que se busca es generar un compromiso empresarial respecto a estas reuniones. El rol del líder resulta fundamental:
Cronograma anual de reuniones de seguimiento de indicadores
Con la intención de que se comprenda que las reuniones de seguimiento de los indicadores deben ser planificadas y sistemáticas. Será necesario definir un cronograma anual para todas las reuniones de todos los comités de indicadores. Esto supone construir un cuadro resumen, que muestre de forma anticipada las fechas y reuniones de los diferentes comités de indicadores que se llevan a cabo durante el periodo anual que está por empezar.
Para conseguir el éxito de esta parte de la implantación de los indicadores se sugieren que sea el principal ejecutivo de la empresa el que presente y difunda el cronograma. En esas comunicaciones se debe exigir el compromiso del resto de ejecutivos para que respeten las fechas planificadas, así como hacer un esfuerzo importante para llegar bien a cada una de las reuniones.
Planificación de indicadores a revisar en cada reunión
Los indicadores, suelen tener diferentes frecuencias para su reporte, siendo las principales: mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual. Aun cuando los indicadores tienen estas diferentes frecuencias de medición, resulta casi siempre necesario que la frecuencia para las reuniones de seguimiento del comité de indicadores sea mensual. La razón es muy sencilla, la frecuencia mensual es la menor posible para todas las frecuencias de medición, de forma que se desea revisar oportunamente todos los indicadores, no hay manera de manejarlos fuera de la frecuencia de revisión mensual.
En cada reunión del comité de indicadores, establecido como mensual, se revisan los indicadores, no solo de frecuencia mensual, sino también de otra frecuencia pero que cuenten con datos que se puedan reportar en ese mes. Las múltiples posibilidades de revisión de los indicadores son resumidas en la siguiente tabla:
El detalle específico de qué indicadores debe revisarse en qué reunión debe ser también presentado a todos los miembros del comité de indicadores. El envío de esta información debe hacerse con suficiente anticipación, de manera ideal, acompañando al cronograma anual de reuniones.
El principio básico de la programación es la frecuencia de revisión de un indicador, debe existir una distancia temporal equivalente entre reporte y reporte. En el caso de las mediciones que se involucran procesos y resultados estacionales, no necesariamente conviene respectar este criterio. Es interesante leer este post ¿Qué tipo de indicadores existen y cómo se encuentran clasificados?.
Realización de la convocatoria para la primera reunión del comité de indicadores principal
Llevadas a cabo todas las actividades relacionadas con la carga de los datos y la estructura de los comités de indicadores, el siguiente reto es llevar a cabo una buena convocatoria para la primera reunión del comité de indicadores.
Es muy importante señalar que resulta indispensable que todos los indicadores reportados cuenten con datos completos y de alta confiabilidad. La prioridad será avanzar en el desarrollo de los hábitos de reporte y medición que forman la base para la consolidación de una cultura de orientación a resultados. Los esfuerzos de los directivos deben enfocarse en el desarrollo de los mencionados hábitos. Cuando los hábitos de medición y reporte son una tarea inculcada al personal, significa que la empresa destinará mucho menos tiempo y recursos a las tareas de seguimiento al desempeño, produciéndose así un natural enfoque en los resultados a todo nivel.
Existe otra razón por la que no es pertinente preocuparse en extremo en esta etapa por la calidad e integridad de los datos. En efecto, la calidad e integridad de los datos se alcanzará de seguro en el proceso de implantación propiamente dicho, siempre que exista un liderazgo claro de la alta dirección. Es necesario contar con datos iniciales completos y de calidad máxima , de igual modo, no sirve de nada si no se consolida la cultura de medición.
La alta dirección debe reconocer a quienes en esta etapa cumplen con la carga y reporta los datos de forma oportuna. Lo mismo debe suceder con aquellas personas que por propia iniciativa que aportan valor en el proceso.